Teknoloji & Ofis Çözümleri: Yazıcı Kiralama ve Baskı Yönetimi
Bir işletmenin dijital dönüşümünden bahsettiğimizde genellikle web siteleri, e-ticaret, yapay zekâ, yazılımlar ve dijital pazarlama akla gelir. Ancak işletmelerin günlük operasyonlarında kullanılan fiziksel teknoloji altyapısı da verimlilik açısından en az dijital sistemler kadar önemlidir.
Yazıcılar, fotokopi makineleri, tarayıcılar, çok fonksiyonlu cihazlar, baskı sistemleri ve bunların sarf malzemeleri; özellikle orta ve büyük ölçekli işletmelerde her gün kullanılan operasyonel araçların başında gelir.
Fakat birçok işletme için baskı maliyetlerinin gerçekte ne kadar olduğu tam olarak hesaplanmaz.
Bir yazıcının satın alma maliyeti düşük olabilir ancak toner, bakım, yedek parça, arıza, servis, enerji tüketimi, kağıt kullanımı ve cihazın kullanım ömrü birlikte değerlendirildiğinde toplam maliyet tahmin edilenden çok daha yüksek olabilir.
İşte bu noktada yazıcı kiralama ve baskı yönetimi çözümleri işletmeler için önemli bir alternatif haline gelir.
Alesya Media olarak teknoloji ve ofis çözümleri kapsamında işletmelerin yazıcı, çok fonksiyonlu cihaz, baskı ve ofis teknolojileri ihtiyaçlarını analiz ediyor; uygun Kyocera çözümleriyle birlikte kiralama, bakım, sarf malzemesi ve baskı yönetimi süreçlerini daha kontrollü hale getirmeyi hedefliyoruz.
Yazıcı Satın Almak mı, Kiralamak mı?
Bir işletme yeni bir yazıcı veya çok fonksiyonlu cihaz ihtiyacı olduğunda genellikle ilk olarak satın alma seçeneğini değerlendirir.
Ancak cihazın satın alma fiyatına bakmak tek başına yeterli değildir.
Toplam sahip olma maliyetini hesaplarken;
- Cihaz yatırım maliyeti
- Toner maliyeti
- Sarf malzemeleri
- Bakım giderleri
- Teknik servis
- Yedek parça
- Arıza kaynaklı iş kaybı
- Enerji tüketimi
- Cihazın kullanım ömrü
- Yeni teknolojiye geçiş maliyeti
gibi birçok farklı unsurun değerlendirilmesi gerekir.
Özellikle yüksek baskı hacmine sahip işletmelerde cihazın kendisinden çok sayfa başı baskı maliyeti ve operasyonel süreklilik önem kazanır.
Yazıcı kiralama modeli bu noktada işletmelerin yatırım maliyetini farklı bir yapıya dönüştürmesine yardımcı olabilir.
İşletme cihazı satın almak yerine belirlenen kullanım ve hizmet modeline göre kiralayabilir; bakım, teknik destek ve sarf malzemeleri gibi operasyonları da hizmet kapsamına dahil edebilir.
Böylece baskı altyapısı yalnızca bir cihaz satın alma kararı olmaktan çıkar ve yönetilen bir operasyon haline gelir.
Yazıcı Kiralama Hizmeti Nedir?
Yazıcı kiralama, işletmelerin ihtiyaç duyduğu yazıcı veya çok fonksiyonlu cihazları satın almak yerine belirli bir süre boyunca kiralama modeliyle kullanmasını sağlayan bir hizmettir.
Ancak profesyonel bir yazıcı kiralama hizmetini yalnızca “makineyi getirip ofise bırakmak” olarak düşünmemek gerekir.
Kurumsal baskı operasyonlarında cihazın yanında;
kurulum, ağ bağlantısı, teknik servis, bakım, toner yönetimi, kullanım takibi ve baskı maliyetlerinin kontrolü de önemlidir.
Bu nedenle Alesya Media olarak yazıcı kiralama hizmetini yalnızca cihaz kiralama değil, uçtan uca baskı çözümü yaklaşımıyla ele alıyoruz.
İşletmenin aylık baskı hacmi, renkli ve siyah-beyaz baskı oranı, kullanıcı sayısı, departmanların ihtiyaçları, tarama ve kopyalama gereksinimleri ve mevcut altyapısı değerlendirilerek uygun cihaz yapısının belirlenmesini hedefliyoruz.
Neden Kyocera?
Ofis baskı sistemlerinde cihaz seçimi yapılırken yalnızca satın alma veya kiralama fiyatına bakmak doğru değildir.
Cihazın baskı kapasitesi, kullanım amacı, sarf malzemeleri, bağlantı seçenekleri, güvenlik özellikleri, enerji kullanımı ve işletmenin günlük operasyonuna uygunluğu birlikte değerlendirilmelidir.
Bu noktada Kyocera, Alesya Media’nın ofis baskı çözümlerinde değerlendirdiği önemli markalardan biridir.
Kyocera’nın ürün ailesinde hem bireysel/çalışma grubu ihtiyaçlarına yönelik ECOSYS çözümleri hem de daha yüksek hacimli kurumsal operasyonlara yönelik TASKalfa çok fonksiyonlu cihazlar bulunuyor. Markanın güncel ürün ve destek dokümanlarında renkli ve siyah-beyaz yazıcılar ile MFP çözümlerinin yanı sıra tarama, kopyalama ve farklı kurumsal baskı fonksiyonları yer alıyor.
Bu nedenle her işletmeye aynı cihazı önermek yerine, işletmenin baskı ihtiyacına uygun Kyocera çözümünün belirlenmesi daha sağlıklı bir yaklaşımdır.
Kyocera ECOSYS Çözümleri
ECOSYS ailesi, ofislerde günlük baskı ve çok fonksiyonlu kullanım ihtiyaçları için değerlendirilebilecek ürün gruplarından biridir.
İşletmenin ihtiyacına göre yazdırma, tarama ve kopyalama gibi farklı fonksiyonları destekleyen modeller tercih edilebilir.
Özellikle küçük ve orta ölçekli ofislerde;
- Siyah-beyaz baskı
- Renkli baskı
- Doküman tarama
- Fotokopi
- Ağ üzerinden yazdırma
- Çift taraflı baskı
- Mobil yazdırma
gibi ihtiyaçlar cihaz seçiminde değerlendirilebilir.
Kyocera’nın bazı modellerinde EcoPrint ve çift taraflı yazdırma gibi özellikler bulunması da baskı süreçlerinin daha kontrollü yönetilmesine yardımcı olabilir.
Buradaki amaç yalnızca teknolojik özellikleri sıralamak değil, işletmenin gerçekten ihtiyaç duyduğu özellikleri belirleyerek gereksiz cihaz yatırımının önüne geçmektir.
Kyocera TASKalfa Çözümleri
Daha yüksek baskı hacmine sahip işletmelerde ise çok fonksiyonlu kurumsal cihazlar daha uygun bir çözüm olabilir.
Kyocera TASKalfa ürün ailesi; yazdırma, kopyalama, tarama ve farklı sonlandırma seçenekleri gibi fonksiyonlara ihtiyaç duyan kurumsal ofislerde değerlendirilebilir.
Örneğin bazı TASKalfa modellerinde çift taraflı baskı, kitapçık oluşturma, zımbalama ve farklı sonlandırma seçenekleri gibi kurumsal doküman yönetimine yönelik özellikler bulunuyor.
Bu tarz cihazlar;
- Muhasebe departmanları
- Hukuk büroları
- İnsan kaynakları departmanları
- Eğitim kurumları
- Mimarlık ve mühendislik ofisleri
- Lojistik firmaları
- Üretim şirketleri
- Kamu ve kurumsal yapılar
- Yüksek baskı hacimli işletmeler
gibi yoğun doküman trafiği bulunan yapılarda değerlendirilebilir.
Baskı Yönetimi Neden Önemlidir?
Bir işletmede ayda 5.000, 20.000 veya 50.000 sayfa baskı alınıyorsa artık yazıcı yalnızca bir ofis cihazı değildir.
Baskı operasyonunun kendisi yönetilmesi gereken bir maliyet kalemidir.
Örneğin işletme farklı departmanlarda farklı cihazlar kullanıyorsa;
hangi departmanın ne kadar baskı aldığı,
hangi cihazın daha fazla kullanıldığı,
renkli baskı oranının ne olduğu,
hangi cihazın daha fazla toner tükettiği,
hangi cihazın daha sık arızalandığı
gibi veriler takip edilmediğinde işletme gereğinden fazla ödeme yapabilir.
Baskı yönetimi yaklaşımı bu noktada devreye girer.
Amaç, işletmenin mevcut baskı alışkanlıklarını analiz ederek maliyet, verimlilik ve operasyonel süreklilik açısından daha kontrollü bir yapı oluşturmaktır.
Sayfa Başı Baskı Maliyeti ile Daha Kontrollü Operasyon
Yazıcı kiralama hizmetlerinde kullanılabilecek modellerden biri de sayfa başı baskı maliyetinin belirlenmesidir.
Bu modelde işletmenin kullanım hacmine göre siyah-beyaz ve renkli baskılar ayrı şekilde değerlendirilebilir.
Böylece işletme yalnızca cihazın aylık kira bedeline değil, toplam baskı operasyonuna odaklanabilir.
Örneğin bir işletmenin;
Aylık siyah-beyaz baskı: 15.000 sayfa
Aylık renkli baskı: 3.000 sayfa
olduğunu düşünelim.
Bu veriler üzerinden cihaz seçimi, sarf malzemesi ihtiyacı ve baskı maliyeti daha doğru şekilde planlanabilir.
Gerçek maliyetin belirlenebilmesi için ise cihaz modeli, toner verimi, baskı yoğunluğu, servis koşulları ve sözleşme kapsamı gibi unsurların birlikte değerlendirilmesi gerekir.
Bu nedenle yalnızca “sayfa başına şu kadar TL” demek yerine işletmenin gerçek kullanım yapısının analiz edilmesi gerekir.
Toner ve Sarf Malzemesi Yönetimi
Ofislerde yazıcıların en sık karşılaşılan problemlerinden biri toner ve sarf malzemelerinin zamanında temin edilememesidir.
Toner bittiğinde yazıcının kullanılamaması, özellikle muhasebe, insan kaynakları, satış veya operasyon departmanlarında iş akışını doğrudan etkileyebilir.
Profesyonel baskı yönetiminde toner seviyelerinin takip edilmesi ve ihtiyaç oluşmadan önce gerekli planlamanın yapılması bu nedenle önemlidir.
Alesya Media’nın yazıcı kiralama hizmetinde, sözleşme kapsamına göre toner ve sarf malzemesi yönetiminin de planlanması hedeflenir.
Böylece işletmenin her toner değişiminde ayrıca tedarikçi araması veya teknik servis organizasyonu yapması gerekmeyen daha düzenli bir operasyon oluşturulabilir.
Bakım ve Teknik Servis
Bir yazıcının arızalanması yalnızca teknik bir problem değildir.
Aynı zamanda çalışanların iş akışını durdurabilir.
Özellikle tek cihaz üzerinden çalışan departmanlarda uzun süren arızalar ciddi operasyonel kayıplara neden olabilir.
Bu nedenle yazıcı kiralama hizmetinde teknik destek ve bakım sürecinin nasıl yönetileceği sözleşmenin en önemli noktalarından biridir.
Alesya Media olarak sunduğumuz çözümlerde cihazın kurulumu, teknik destek, periyodik bakım ve arıza süreçlerinin işletmenin ihtiyacına göre planlanmasını hedefliyoruz.
Buradaki amaç yalnızca arıza olduğunda müdahale etmek değil, baskı operasyonunun mümkün olduğunca kesintisiz devam etmesini sağlamaktır.
Renkli ve Siyah-Beyaz Baskı Çözümleri
Her işletmenin baskı ihtiyacı aynı değildir.
Bir muhasebe ofisi için ağırlıklı olarak siyah-beyaz baskı yeterli olabilirken, bir reklam ajansı, mimarlık ofisi veya satış departmanı renkli baskıya daha fazla ihtiyaç duyabilir.
Bu nedenle cihaz seçiminde;
Siyah-beyaz yazıcı mı?
Renkli yazıcı mı?
Tek fonksiyonlu cihaz mı?
Çok fonksiyonlu MFP mi?
A3 mü, A4 mü?
Düşük baskı hacmi mi, yüksek baskı hacmi mi?
gibi soruların cevaplanması gerekir.
Doğru cihaz, en pahalı cihaz değildir.
Doğru cihaz, işletmenin gerçek kullanım ihtiyacına en uygun cihazdır.
Fotokopi ve Tarama Çözümleri
Modern ofislerde yazıcı ihtiyacı çoğu zaman yalnızca çıktı almaktan ibaret değildir.
Çalışanlar aynı cihaz üzerinden;
- Yazdırma
- Fotokopi
- Tarama
- Doküman paylaşımı
- Çift taraflı baskı
- Dijital doküman oluşturma
gibi birçok işlemi gerçekleştirebilir.
Bu nedenle çok fonksiyonlu cihazlar, birden fazla ofis cihazının tek bir sistem altında toplanmasına yardımcı olabilir.
Kyocera’nın farklı MFP modellerinde yazdırma, tarama ve kopyalama gibi fonksiyonlar sunulmaktadır.
İşletmenin ihtiyacına göre doğru MFP çözümünün belirlenmesi hem ofis alanının daha verimli kullanılmasına hem de operasyonun sadeleştirilmesine katkı sağlayabilir.
Mobil ve Ağ Üzerinden Yazdırma
Günümüzde çalışanların tamamı aynı bilgisayardan çalışmıyor.
Dizüstü bilgisayarlar, mobil cihazlar ve farklı departmanlardaki bilgisayarlar aynı ofis altyapısına bağlanabiliyor.
Bu nedenle modern yazıcıların ağ ve mobil yazdırma özellikleri de cihaz seçiminde dikkate alınması gereken unsurlardan biridir.
Kyocera’nın desteklediği çeşitli modeller için mobil yazdırma çözümleri bulunuyor. Ayrıca bazı modeller Microsoft Universal Print gibi modern yazdırma altyapılarıyla uyumlu olarak destekleniyor.
Bu özellikler özellikle hibrit ve çok kullanıcılı ofis ortamlarında baskı operasyonunun daha esnek şekilde yönetilmesine yardımcı olabilir.
Güvenli Baskı ve Doküman Yönetimi
Kurumsal şirketlerde basılan her doküman herkes tarafından görülmemelidir.
İnsan kaynakları belgeleri, maaş bilgileri, sözleşmeler, müşteri bilgileri veya şirket içi raporlar gibi dokümanların güvenliği önemlidir.
Bu nedenle kurumsal baskı çözümlerinde yalnızca baskı hızı ve maliyet değil, doküman güvenliği de değerlendirilmelidir.
Bazı Kyocera cihazlarında kullanıcı doğrulama, işlerin cihaz üzerinde tutulması ve güvenli şekilde yazdırılması gibi farklı iş akışlarını destekleyen özellikler bulunabilir.
İşletmenin ihtiyaçlarına göre bu özelliklerin değerlendirilmesi, baskı altyapısının bilgi güvenliği süreçleriyle daha uyumlu hale getirilmesine yardımcı olabilir.
Alesya Media ile Teknoloji & Ofis Çözümleri
Alesya Media olarak teknoloji ve ofis çözümlerini yalnızca cihaz tedariki olarak görmüyoruz.
İşletmenin mevcut yapısını, kullanıcı sayısını, baskı hacmini ve operasyonel ihtiyaçlarını değerlendirerek daha verimli bir ofis teknolojileri altyapısı oluşturmayı hedefliyoruz.
Hizmet kapsamımız içerisinde;
Yazıcı Kiralama
İşletmenizin ihtiyacına uygun Kyocera yazıcı ve çok fonksiyonlu cihaz seçenekleriyle kiralama çözümleri.
Fotokopi Makinesi Kiralama
Yüksek baskı hacmine sahip işletmeler için uygun çok fonksiyonlu cihaz çözümleri.
Renkli ve Siyah-Beyaz Baskı
İşletmenin kullanım oranlarına göre renkli ve siyah-beyaz baskı çözümlerinin planlanması.
Baskı Yönetimi
Baskı hacminin, kullanımın ve maliyetlerin daha kontrollü şekilde takip edilmesine yönelik çözümler.
Toner ve Sarf Malzemeleri
Cihazların kesintisiz çalışabilmesi için toner ve sarf malzemesi süreçlerinin yönetimi.
Bakım ve Teknik Servis
Cihazların kurulum, bakım, arıza ve teknik destek süreçlerinin yönetilmesi.
Ofis Teknolojileri
Yazıcı ve MFP çözümlerinin yanı sıra işletmenin ihtiyaç duyduğu diğer ofis teknolojilerinin değerlendirilmesi.
İşletmeniz İçin Doğru Baskı Çözümünü Birlikte Belirleyelim
Her işletmenin baskı ihtiyacı farklıdır.
10 kişilik bir ofis ile yüzlerce çalışanın bulunduğu bir şirketin aynı yazıcı çözümünü kullanması beklenmez.
Benzer şekilde ayda 1.000 sayfa baskı alan bir işletme ile ayda 50.000 sayfa baskı alan bir işletmenin cihaz, toner, bakım ve maliyet yapısı da aynı değildir.
Bu nedenle doğru çözüm;
ihtiyaç analizi + doğru cihaz + doğru kiralama modeli + baskı yönetimi + teknik destek
bileşenlerinin birlikte değerlendirilmesiyle ortaya çıkar.
Alesya Media olarak Kyocera yazıcı ve çok fonksiyonlu cihaz çözümleri, yazıcı kiralama, baskı yönetimi, toner ve teknik destek hizmetleriyle işletmelerin ofis teknolojileri altyapısını daha verimli ve kontrollü hale getirmelerine yardımcı oluyoruz.
Çünkü teknolojiye yatırım yapmak yalnızca yeni bir cihaz satın almak değildir.
Doğru teknolojiyi, doğru maliyetle ve doğru operasyon modeliyle kullanabilmektir.
Alesya Media ile ofis teknolojilerinizi daha verimli hale getirin.